術語“結構數據”是對“非結構”的特定應用文件格式而言的，用以表示保存在數據庫中的數據，而數據流則包括這兩種類型。一般而言，由于結構數據流的源和目的容易識別和度量，所以更易于管理和控制。ERP和EDI是兩個結構的數據流的實例，無論是發送者還是接收者，它都是極其重要的。

e-mail和Internet文件傳輸是兩個非結構的實例，兩者都是隨機的和不可預測的，也很難對它們進行單獨控制和管理。家庭和辦公室的e-mail交換是非結構e-mail數據流的一個例子。一旦人們養成了習慣，無論數據是私人的還是公司的，所有數據類型都開始流動，因此，用公司的e-mail系統來達到私人目的便司空見慣。不同的公司有著不同的e-mail系統的管理策略，但很少有公司防止其雇員用這種方式發送e-mail，即使在技術上是可能做到的，為了不傷害雇員的士氣，公司一般也不限制其雇員利用這種方式發送e-mail。

事實上，問題還不只是雇員在工作時用e-mail系統達到私人目的，它也對系統管理產生影響。系統管理員必須處理存儲所有e-mail需要的資源，以及收發e-mail對系統性能的影響等現實問題。更為嚴重的，e-mail的多份拷貝也最終擴散到整個網絡，并產生存儲多份拷貝的問題。如果一個e-mail被發送給50人，那么將需要存儲40~50份該e-mail拷貝。當e-mail被轉發和拷貝到其他用戶時，單個e-mail消息的存儲量將以指數的形式增長。單個e-mail消息是如何產生20份拷貝的，這些拷貝都被保存下來。

Internet訂閱服務也會產生類似的結果，Internet訂閱服務發送各種更新的信息，從股票價格、新聞到天氣預報，無所不包。信息驅動的結果之一是當人們希望某條信息時，他們就訂閱它。訂閱服務系統每天都給辦公室工作人員發送許多則消息，這些消息都是他們認為有用的、重要的，甚至是風趣的。結果導致需要存儲的私有數據量急增，同時，也使這些信息的計劃管理非常困難。

軟件發布是另一個數據流的源。熟悉Internet軟件發布的用戶經常訂閱各種軟件服務，這些軟件服務包括更新、發布軟件信息、預先發布軟件的測試版，甚至更嚴重的情況，這樣，一個軟件很快就有4、5個拷貝保存在磁盤上，大大消耗網絡服務器的存儲空間，同時，在這種環境下，計劃適合的存儲需求也十分困難。

 

2.流體數據目標的識別

一旦數據進入一個機構，接下來的問題是：數據應該存放在那里？結構數據很容易跟蹤，因為它已經編入了最初存放的地方。然而，事件驅動的應用能夠對數據的內容做出反應，并起動一個新的動作將數據傳到其他的系統。例如，特許零售商的銷售報告先通過電子的形式傳到總部，經過正常的處理后，最后再把它傳到另一個系統，以計算在銷售戰中所獲得的成果。

ERP系統的設計目的是把分散的全局數據集成為單一的邏輯系統，它的主要思想是以電子的方式連接所有的商業過程，這樣就能在整個組織范圍內做出更好的決策。依照這種方法，一個部門中的活動可能成為同一公司中另一部門決策的部分信息。舉一個簡單的例子，假如一個部門庫存過剩，則可以把過剩的庫存送到另一部門去，以減輕該部門庫存壓力。

然而，結構數據流的實際目的地不是它所發送的系統，而是連接到這個系統的存儲設備。為了真正地了解這些系統的性能，理解從發送機器的設備到目的機器的設備的數據流是很重要的。盡管通常存儲成分理所當然地存在，但正如我們在本書大部分章節中所探討的那樣，情況并不是這樣。非結構數據流一般有許多種類各異的目標，e-mail消息及附件最終散布在各種不同的文件夾、本地磁盤和網絡服務器中。一個e-mail被同時放在三個不同位置的例子。

出于自我保護的本能，許多用戶都堅持把一些文件的多余拷貝保存起來，以備將來萬一能用上。但是，當對某一案件作判決時，e-mail消息卻經常被理解為與政治有牽連，而招致麻煩。這些“可憐人”之所以采用如此的災難保護辦法，是因為過去曾經丟失過大量有價值的資料，因此被弄得焦頭爛額，苦不堪言。保存e-mail也可能引起麻煩，注意到這一點是饒有趣味的。例如，在1987年，由于e-mail的摘錄，導致了對Iran-Contra一案審判受到影響。在最近的司法部反托拉斯訴訟案中，內部的e-mail信息給微軟招致了很大的麻煩。

當然，一旦某個信息被人堅持放入個人歸檔文件中時，刪除它的可能性是很小的。當e-mail系統的存儲空間太緊張時，系統管理員可能發送e-mail給該系統的用戶，要求他們刪除不必要的信息，也可以通過限制每個用戶的存儲配額的辦法，迫使用戶刪除不必要的文件。這雖然減輕了e-mail系統的存儲壓力，但用戶可能把這些過期的e-mail轉存到其他地方，以便在必要的時候使用。事實上，差不多沒有人有時間重讀那些過時的e-mail，有些人甚至都來不及閱讀當前的e-mail。是否保存過期的e-mail是一個人對緊缺資源的自律態度問題。現在由于每GB硬盤容量價格的下降，用戶并不為節省存儲資源而感到煩惱。

Internet文件與e-mail稍微有點不同，因為當某人認為某Web頁面有用或令人感興趣時，他才去獲得并瀏覽該頁面。從這個意義上說，Internet文件是政治中性的，與e-mail相比，它的保存價值更小。但是它的吸引力在于它是純粹用來提供知識的，它能使人獲得更多的知識、更快的決策、發現問題和識別機會，總之，是能為人類帶來榮譽的知識。

Internet的訂閱服務帶來相當特殊的問題。在同一單位里可能有若干個人訂閱同一服務內容的、導致存儲同樣數據的多份拷貝。由e-mail和Internet等引起的相同信息的多份拷貝問題，這使得對數據的管理變得相當困難

 

3.結構數據流和非結構數據流的區別

除了結構數據流定義了源和目標以外，它還在多個方面不同于非結構數據，如表1-3所示。

 

4.管理流體數據

 

知道結構數據流的源、目標及其支撐的網絡技術后，則可以對數據流實施監控，并可以在問題發生之前預測它們。例如，知道平均的數據傳輸量、它的增長率及網絡連接的性能，就可以確定在所有其他因素不變的情況下，現存的網絡能維持運行多長時間。

 

管理非結構數據是一個更困難的任務。不知道數據的源和目標，可資利用的資源又不多。雖然網絡的瀏覽傳輸能夠用一些工具加以過濾和監控，但是用戶認為侵犯了他們的隱私，阻礙他們的工作效率。最好的辦法大概是建立一個Internet內容存儲策略，并使人們明白，為了確保有足夠的可用資源，這樣的責任機制有時是必須的。

 

如何將企業的數據組織成為Internet內容？一個簡單的辦法是為那些內容建立部門或功能目錄，如圖1-5所示。在這樣的策略下，用戶可以養成把下載來的文件存儲在他們各自的目錄中的習慣。放在功能目錄中的文件甚至可以連接到企業Web頁面上，以供其他感興趣的人享用。用戶可以通過e-mail連接到共享的文檔上來交換文件，而不必發送這些文檔的整個拷貝。